Тем, кто постоянно работает с Microsoft Excel, часто приходится задаваться вопросом правильного копирования данных таблицы с сохранением форматирования, формул или их значений.
Как вставить формулу в таблицу Excel и сохранить формат таблицы? Ведь при решении данной задачи можно экономить вагон времени. Для этого будем использовать функцию «Специальная вставка» – это простой инструмент, который позволяет быстро решить сложные задачи и освоить общие принципы его использования. Использование этого простого инструмента позволяет вам быстро приводить все таблицы к однообразному формату и получать тот результат, который необходим.
Как скопировать таблицу с шириной столбцов и высотой строк
Допустим, у нас есть такая таблица, формат которой необходимо сохранить при копировании:
При копировании на другой лист привычным методом Ctrl+C – Ctrl+V. Получаем нежелательный результат:
Поэтому приходится вручную «расширять» ее, чтобы привести в удобный вид. Если таблица большая, то «возиться» придется долго. Но есть способ существенно сократить временные потери.
Способ1:Используем специальную вставку
Она получила исходные параметры и выглядит идеально точно.
Способ 2: Выделяем столбцы перед копированием
Секрет данного способа в том, что если перед копированием таблицы выделить ее столбцы вместе с заголовками, то при вставке ширина каждого столбца будет так же скопирована.
Для каждого случая рационально применять свой способ. Но стоит отметить, что второй способ позволяет нам не только быстро переносить таблицу вместе с форматом, но и копировать высоту строк. Ведь в меню специальной вставки нет опции «высоту строк». Поэтому для решения такой задачи следует действовать так:
Вставка значений формул сохраняя формат таблицы
Специальная вставка хоть и не идеальна, все же не стоит недооценивать ее возможности. Например, как вставить значение формулы в таблицу Excel и сохранить формат ячеек.
Чтобы решить такую задачу следует выполнить 2 операции, используя специальную вставку в Excel.
Операция I:
Операция II:
Так как скопированный диапазон у нас еще находится в буфере обмена после копирования, то мы сразу еще раз вызываем специальную вставку где выбираем опцию «форматы». Жмем ОК.
Мы вставили значения формул в таблицу и сохранили форматы ячеек. Как вы догадались можно сделать и третью операцию для копирования ширины столбцов, как описано выше.
Полезный совет! Чтобы не выполнять вторую операцию можно воспользоваться инструментом «формат по образцу ».
Microsoft Excel предоставляет пользователям практически неограниченные возможности для подсчета простейших функций и выполнения ряда других процедур. Использование программы позволяет устанавливать форматы, сохранять значения ячеек, работать с формулами, переносить и изменять их, таким образом, как это удобно для пользователей.
Новый документ во время его создания находится в памяти компьютера, и, если его не сохранить на диске, то после закрытия приложения (в данном случае Excel) этот документ исчезнет и восстановить его будет невозможно. Иногда документ действительно может быть «одноразовым», т. е. его создают только для того, чтобы воспользоваться им один раз (например, напечатать). Однако, в большинстве случаев созданный документ требуется сохранить для того, чтобы в дальнейшем с ним можно было работать. Кроме этого, как правило, сохранять требуется и уже существующий на диске документ, если в него были внесены изменения. Для сохранения документа следует выполнить одно из следующих действий: - выбрать инструмент Сохранить Щ панели Стандартная; - нажать комбинацию Ctrl+S (Save) или Shift+F12; - выполнить команду Сохранить (Файл).
Если вновь созданный документ сохраняется впервые, то появляется окно сохранения, в котором необходимо: » 1) выбрать диск, на котором будет сохраняться файл, для чего следует открыть закрытый список Папка и щелкнуть по строке с именем диска; 2) перейти в каталог, в котором будет сохраняться файл; 3) в поле ввода Имя файла ввести имя сохраняемого файла; 4) нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Сохранить. Для перехода в нужный каталог можно использовать следующие приемы: вход в каталог - двойной щелчок по каталогу (по имени или по рисунку) в списке каталогов и файлов; выход из каталога (переход в каталог более высокого уровня) - щелчок по инструменту Вверх или комбинация Alt+2; » возвращение в предыдущий (последний) каталог - щелчок по левой секции инструмента Назад или комбинация Alt+1; « возвращение в один из предыдущих каталогов - щелчок по правой секции инструмента Назад и щелчком выбор каталога в появившемся списке. Расширение файла при вводе имени набирать не обязательно, оно будет присваиваться автоматически. Файл книги Excel будет иметь расширение xls.
Для задания имени сохраняемого файла можно использовать закрытый список Имя файла, в котором сохраняются ранее набиравшиеся имена документов. Свойства форма, при которой перечень представляется в виде списка, а при щелчке по файлу из списка, справа от него появляется краткое описание его свойств (см. п. 3.2.5). Выбор формы представления можно также выполнять, щелкая по левой секции инструмента Вид или нажимая комбинацию Alt+б. Формы представления будут последовательно изменяться. Наиболее часто используемой и удобной является форма Список. Формы Таблица и Свойства применяются по мере необходимости.
Использование же других форм не представляет большого практического интереса.
В этом уроке вы узнаете, как использовать команды Сохранить и Сохранить как, также узнаете как сохранить книгу в режиме совместимости с Excel 97-2003 , и как сохранить книгу в формате PDF .
Всякий раз, когда вы создаете новый документ в Excel, вам нужно знать, как его сохранить для дальнейшего доступа и редактирования. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.
Чтобы использовать команду Сохранить как:
Чтобы использовать команду Сохранить:
Если вы сохраняете книгу в первый раз и выбираете Сохранить, то появится диалоговое окно Сохранить как.
Чтобы воспользоваться Автосохранением:
Excel автоматически сохраняет ваши книги во время работы на временную папку. Если вы забудете сохранить изменения или у программы Excel случится какой-либо сбой, то вы сможете восстановить автосохраненный файл.
- Откройте книгу, которая до этого была закрыта без сохранения.
- Кликните вкладку Файл и выберите во всплывающем меню пункт Сведения.
- Если автосохраненные версии вашей книги существуют, то они будут показаны в разделе Версии . Кликните на файле, чтобы его открыть.
- Под лентой книги появится желтое предупреждение. Чтобы восстановить эту версию книги нажмите Восстановить, а затем OK.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если вы работали с таблицей меньше 10 минут и закрыли без сохранения или случился сбой, то Excel не успеет сделать автосохранение.
Если вы не видите файл, который ищите, или ищете файл, у которого нет предыдущих версий, то вы можете посмотреть все автосохраненные файлы, нажав кнопку Управление версиями и выбрав Восстановить несохраненные книги в выпадающем меню.
Чтобы сохранить книгу в формате Книга Excel 97-2003:
Чтобы сохранить файл в формате PDF:
Сохранение вашей книги в формате Adobe Acrobat Document, который называется PDF, может быть особенно полезным, если получатели не имеют и не работают в Excel. Сохранение в формате PDF дают возможность получателям увидеть содержимое книги, хотя они не смогут редактировать ее.
По умолчанию Excel сохраняет только активный лист. Если у вас в книге несколько листов, а вы хотите сохранить их все в одном PDF файле, то нажмите на кнопку Параметры. Появится Диалоговое окно Параметры. Выберите пункт Всю книгу и нажмите OK.
Офис Microsoft exel имеет специальные сочетания клавиш, которые позволяют ускорить работу, а также выполнить практически все действия с клавиатуры без использования мыши. Для обычного пользователя одним из самых важных является не потерять результат своей работы. Настоятельно рекомендую вам запомнить сочетание клавиш для быстрого сохранения документа и завести привычку постоянно сохраняться.
Запись быстрыми клавишами.
В экселе есть два вида сохранения – запись с созданием нового имени, формата, места хранения, а также просто перезапись внесенных изменений в уже имеющийся документ.
Для того чтобы вызвать диалоговое окно "сохранить как" нажмите F12 . В появившемся окне укажите новое имя документа, здесь же можно выбрать, куда будет сохранен файл, задать формат и данные об авторе. Навигация в этом окне производится при помощи кнопок Tab, enter, Esc и курсора, где Tab – перемещение между действиями, enter – подтверждение выбранного действия, Esc – возврат, стрелки курсора – перемещение при выборе параметров.
Быстрое сохранение внесенных изменений в уже существующий файл выполняется комбинацией клавиш Ctrl + S
. При этом сохранение произойдет в тот файл, который открывался для правки.
Следует отметить, что если файл только создается, и еще ни разу не сохранялся, то нажатие Ctrl + S , будет равносильно нажатию горячей клавиши F12 и вызовет диалоговое окно.
Обычно рабочая книга Excel ассоциируется с файлом как одно целое. Но на самом деле это не совсем так.
Под понятием рабочей книги в Excel подразумевается файл. Но это не совсем так. Особенно в новых форматах XLSX. Точнее говоря книгу нужно понимать как целый набор файлов. Для пользователя же она является виртуальным аналогом скоросшивателя. То есть книга - это папка, а ее листы это файлы с документами которые она содержит.
Сохранение книги и ее эскиза в файл
С точки зрения пользователя персонального компьютера каждый файл состоит с трех частей:
- Название файла.
- Расширение (для Excel 2007 и старше это.xlsx).
- Содержание файла и его иконка.
Программа Excel позволяет сохранять эскизы документов. Сам эскиз представляет собой графическую миниатюру содержимого документа. Это очень удобно, когда в одной папке находится множество файлов рабочих книг и имени недостаточно чтобы вспомнить их содержимое.
Благодаря эскизам (миниатюрам) нет необходимости открывать каждый файл, чтобы найти нужный документ.
Для наглядного примера создадим новую книгу и сохраним ее с эскизом. Для создания новой книги нажмите меню «Файл» опция «Создать». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+N.
Примечание. При сохранении книги имя файла лучше задавать без расширения, чтобы избежать ошибок. Программа сама добавит нужное расширение.
В появившемся окне введите имя для файла, отметьте галочкой опцию «Сохранить эскиз» и нажмите на кнопку «Сохранить».
После сохранения книги в заголовке окна программы отображается имя текущего файла, а иконка файла будет отличаться графической миниатюркой его содержимого.
Дальше в процессе работы периодически нажимайте «Сохранить», чтобы не потерять данные (за исключением «Сохранить как», так как эта функция предложить сохранить путем создания нового документа в папке на диске).
Примечание. Длина имени документа не должна превышать 255 символов. Недопустимо использовать для имени спецсимволы (* ? / и т.п.). В одной папке нельзя сохранять два документа с одинаковыми именами.
Когда мы видим документ Excel в папке нам не всегда видно его расширение. Это зависит от настроек операционной системы Windows. По умолчанию расширения спрятаны. Но при желании можно включить отображение расширений в настройках Windows: «Панель управления»-«Параметры папок»-«Вид» и убираем галочку «скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов».